10 dicas para uma gestão do tempo eficaz

Você também tem a sensação de que o tempo parece estar passando cada vez mais rápido? Sim, parece mesmo, só que a quantidade de horas de um dia não mudou desde a sua invenção pelos babilônicos. Então por que sentimos o tempo voar? A resposta pode estar na falta de uma gestão de tempo eficaz.

Fazer uma gestão do tempo é algo simples, pois consiste em planejar o que deve ser feito e mensurar o tempo dedicado a cada atividade dentro das horas que lhe são dadas para cumprir um dia de trabalho ou um prazo. Se é simples, como a execução do planejamento pode ser tão complexa?

Se você deseja ter melhor compreensão sobre o que é uma gestão de tempo eficaz e ainda conhecer 10 dicas para tornar a gestão de tempo uma realidade no seu dia a dia, fique comigo nessa leitura.

Você sabe o que é uma gestão do tempo eficaz?

Uma gestão de tempo eficaz, ou seja, perfeita e que aumenta a produtividade, diz respeito a uma ótima administração do tempo no trabalho. É quando se mantém foco no que deve ser feito por prioridades e, inclusive, se prevê espaços para folga.

Na gestão de tempo eficaz você faz mais tarefas e menos tempo!

E como conseguir esse feito?

De antemão devo dizer que você precisa dominar o processo de gerir o tempo. O profissional que gere o seu tempo é considerado um profissional de alto nível, pois, mesmo com a pressão dos prazos, e com todos os demais afazeres do cotidiano, consegue entregar resultados satisfatórios em tempo hábil.

Isso se dá pela excelência na aplicação das técnicas de gestão de tempo.  E, você já deve ter ouvido que ser ocupado não significa ser produtivo. Por esse motivo é o momento de estudar formas de gerir direitinho o seu tempo e sentir a alegria e a satisfação de ser o senhor do seu tempo, e não o contrário.

Aplica as dicas a seguir e mostre quem é que manda no tempo que você recebe de presente todos os dias.

10 dicas para melhorar sua gestão do tempo

A ordem aqui é otimizar o tempo que você dispõe, para tanto você deve ter clareza de todas as tarefas que são da sua responsabilidade. Desde as mais simples, até as mais complexas, pois, esse panorama ajuda no planejamento. Na verdade, ele te direciona na tomada de decisão!

Veja as dicas a seguir e as utilize em seu favor. O resultado vai aparecer!

1-Use o princípio de Pareto e tenha uma gestão do tempo eficaz

Uma das técnicas mais importantes que considero quando se fala em gestão de tempo é o Princípio de Pareto. Ela foi descoberta pelo economista italiano Vilfredo Pareto. Nos seus estudos e observações, ele concluiu que 80% de todos os resultados são provenientes de 20% dos esforços aplicados. A conta é simples, foque naqueles 20% de atividades que se você concluir irá impactar fortemente na fluidez dos outros 80% no decorrer do tempo.

2- Planeje seu dia de manhã

Faça disso o seu hábito matinal. Reserve um período de 30 minutos para listar todas as tarefas que necessita realizar naquele dia. Na sequência as liste por ordem de prioridade. Dessa forma, o seu dia terá um Norte para seguir e você se sentirá mais confiante em finalizar o check list.

3- Organize também os sequestradores de tempo

O corre corre do dia não para! Mesmo existindo um planejamento para gestão de tempo eficaz os e-mails continuarão a chegar, você será interrompido, seu Whats vai trazer notificações. Não permita que isso te tire do foco de realizações, mas sim coloque dentro do planejamento o tempo para olhar e resolver essas interrupções.

4- Faça reuniões produtivas

Para as reuniões reveja o que você preparou e faça uma check list dos seus objetivos. No momento da interação não fuja do esperado, não dê espaço para outros assuntos que não os planejados. Assim, a reunião estará dentro do planejado e não vai destruir a sua gestão do tempo porque se excedeu por horas.

Acredito que você pode se beneficiar deste conteúdo, aprofundando no meu canal do youtube – Vanusa Cardoso Coaching.

5- Isole-se se necessário

Muitas vezes apenas avisar que não quer ser interrompido, ou mesmo colocar fones de ouvido não lhe dá garantias de conseguir focar. Por isso, se achar um espaço em que você possa realmente trabalhar em paz e focado, vá pra lá imediatamente. A força do silêncio e do foco se mostram na produção que você consegue ter.

6- Adestre a sua mente

Há dias que a distração está muito alta, tudo nos chama para fora do que deve ser feito. É o dia que a dificuldade de concentração é sua companheira. Isso é ruim, mas é normal, pois nem todos os dias se está 100%. São esses os dias em que parar e meditar pode ser a solução. Trabalhar com respiração meditativa é de grande valia para trazer foco. Tente!  O resultado pode te surpreender.

7- Delegue tarefas

Não seja um centralizador! Você sofre porque se sobrecarrega e os liderados também sofrem porque não conseguem demonstrar suas habilidades. Acabam por ficar inseguros! Por isso, distribua as tarefas que os funcionários sejam capazes de fazer. Confie!

8- Crie blocos de atividades

O tempo rende mais se as atividades que possuem o mesmo fundamento forem feitas em sequência.  Por exemplo, se para conseguir terminar um relatório é necessário ter as informações de vários setores, organize para que essas informações cheguem até você ao mesmo tempo. Isso sem prejudicar a gestão do tempo dos liderados, é claro.

Aproveite que chegou até aqui, e veja esse conteúdo complementar através do artigo Por que é importante fazer a gestão do tempo?

9- Limpe sua mente

Deixe a sua mente livre de um amontoado de informações, isso demanda tempo e energia, coisas que você precisa em outros setores da vida. Transfira essa agenda mental para um aplicativo, um bloco de notas, ou até mesmo uma agenda física. O importante é liberar espaço na memória de trabalho.

10- Quebre um grande projeto em metas mensuráveis

Se a tarefa que você precisa entregar é enorme, complexa e até assustadora, desmembre-a em partes menores possíveis de realizar dentro do seu cotidiano. Ao final do processo você verá que foi possível vencer o monstro com realizações de degrau em degrau.

E é sempre bom lembrar: seu planejamento da gestão do tempo foi aplicado e não surtiu o efeito de produtividade que você esperava… Readapte. Distribua  atenção de formas diferentes sobre as dicas e vá organizando de forma que alcance a gestão de tempo eficaz que deseja.

Essa leitura foi útil para você? Comente aqui pra mim qual das dicas já é sua aliada na gestão do tempo.