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Comunicação nas empresas: um guia completo e prático

Rádio peão, ruídos e conflitos são apenas alguns dos indicadores de que a comunicação nas empresas vai de mal a pior. Dada a relevância deste assunto, resolvi fazer um guia completo trazendo a tona questões relevantes sobre comunicação organizacional.

De acordo com uma pesquisa realizada pelo Project Management Institute, 64% das empresas brasileiras sofrem com problemas na comunicação. Essa realidade pesarosa nem precisa ser pesquisada, pois basta uma visita nas empresas para perceber que as falhas de comunicação estão por toda parte, desde os avisos mais básicos até os objetivos estratégicos mal alinhados.

A boa notícia é que tal realidade pode ser mudada e exponencialmente melhorada por meio de conhecimentos, métodos e engajamento de equipe.

Sabendo dessa condição, preparei um guia completo sobre comunicação nas empresas. Se você deseja saber mais sobre o assunto, bem como descobrir as formas de melhorar a comunicação com a sua equipe, siga com a leitura até o final.

Ao avançar com a leitura você terá plenas condições de avaliar, entender e desenvolver a comunicação dentro da sua empresa ou do ambiente em que trabalha.

Vamos lá?

Comunicação nas empresas: o que é e como acontece

Comunicar-se é uma ação antiga, assim como, são antigos os problemas relacionados a ela. Contudo, essa é uma necessidade básica proveniente de um processo que precisa ser entendido para que aconteça com o sucesso desejado.

Em sua essência, a comunicação envolve a troca de informações entre dois ou mais indivíduos por meio de linguagens, sinais, gestos ou elementos que sejam entendidos pelas partes.

É preciso que exista o entendimento dos elementos que transmitem as mensagens para que o processo de comunicação tenha sucesso, ou seja, que a mensagem chegue no destino de forma clara e objetiva.

Por mais que este seja um processo extremamente primitivo é muito fácil gerar interpretações equivocadas que acabam, muitas vezes, causando problemas sérios dentro das empresas, como desmotivação, brigas, falta de objetividade, improdutividade e entre outros.

Sendo assim, este processo que é comum na sociedade, tem uma forte relevância dentro das organizações. 

A comunicação nas empresas não foge à regra quando se fala em autoconhecimento, inteligência emocional e melhoria contínua.

Leia mais: O líder do futuro faz eco na vida das pessoas

A estrutura da comunicação organizacional

Antes de seguir em frente com o nosso guia completo de comunicação nas empresas, é inevitável entender a estrutura da comunicação organizacional.

Esse entendimento facilita que líderes e liderados compreendam suas responsabilidades, direitos e deveres dentro do processo de comunicação. 

Todo processo de comunicação possui 4 elementos básicos e cada um deles tem papel fundamental no fluxo. Se houver inconsistência em algum desses elementos, possivelmente, haverá falha de comunicação.

Observe abaixo como é a estrutura da comunicação nas empresas:

Perceba que para existir um processo de comunicação é preciso que exista um emissor e um receptor. Além disso, a mensagem será transmitida por meio de um canal de comunicação, do qual falaremos ao longo deste artigo.

Desta forma, compreende-se que esse pode ser um processo cíclico acontecendo constantemente dentro das empresas, a exemplo das reuniões de alinhamento, como pode ser um processo pontual que acontece através da transmissão de um recado via telefone, como na ilustração.

Do mais simples ao mais elaborado, todo processo de comunicação terá suas particularidades e importância, pois uma mensagem mal transmitida é algo que se deve evitar a todo custo.

Tipos de comunicação nas empresas

Já que estamos falando sobre as singularidades do processo de comunicação, vale reforçar que existem diferentes tipos de comunicação nas empresas.

Algumas organizações podem explorar todos eles, enquanto que outras podem utilizar  somente alguns.

Disto isto, vejamos quais são os tipos de comunicação nas empresas:

Comunicação verbal: neste tipo de comunicação o que predomina é a fala. Ou seja, é um processo de envio de mensagem entre emissor e receptor que acontece de forma verbal, expressa por meio de uma conversa.

Comunicação escrita: como o próprio nome deixa claro, a escrita é quem protagoniza esse tipo de comunicação. Neste caso, a comunicação verbal ganha uma roupagem de escrita e por meio dela, enviando uma mensagem que demanda a leitura.

Comunicação não verbal: neste caso não se utiliza a comunicação verbal ou escrita, mas sim um fluxo de mensagem baseado em sinais que podem ser sonoros, visuais ou os dois ao mesmo tempo.

Cada um dos tipos de comunicação que acabamos de conhecer se dá por meio de um canal de comunicação para que a estrutura esteja, finalmente completa.

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Canais de comunicação

Lembra que ao falar sobre a estrutura da comunicação nas empresas, citei o canal como um importante elemento do processo? Talvez este seja um dos pontos altos deste guia, pois a escolha do canal influencia diretamente no sucesso da comunicação.

Conheça alguns dos principais canais de comunicação dentro das empresas:

Reuniões: este é um canal muito comum e conhecido, contudo nem sempre é utilizado em sua magnitude. As reuniões de alinhamento tem um poder singular e podem ser feitas de forma sistematizada para que sejam efetivas e objetivas ao mesmo tempo.

Planilhas: as planilhas também podem ajudar na organização de tarefas, projetos e escalas de trabalho de forma visual e prática. Se você deseja que o time tenha acesso e alimente a planilha simultaneamente poderá utilizar o Google Planilhas, como uma opção interessante.

Aplicativos de mensagens: algumas empresas têm sua própria ferramenta de comunicação assíncrona. Essa necessidade fica ainda mais latente quando se trata de uma equipe remota ou mista (algumas pessoas remotas e outras no escritório). O WhatsApp também pode ser um canal de comunicação se for interessante para a equipe, pois ele é muitíssimo particular.

Ferramentas de gerenciamento de tarefas: assim como os aplicativos de mensagens, algumas empresas adotam ferramentas institucionais de gerenciamentos de tarefas. Se esse não for o seu caso, que tal testar essa organização em conjunto com a sua equipe? Nas ferramentas de gerenciamento de tarefas é possível delegar atividades, acompanhar o andamento das tarefas, bem como fazer anotações marcando os envolvidos.

E-mails: assim como as reuniões de alinhamento o e-mail é um importante canal de comunicação do tipo escrita. Contudo, o uso de e-mail deve ser combinado e direcionado conforme a necessidade da equipe. É muito fácil uma tarefa ou recado cair no limbo dos e-mails se esse canal for não bem gerenciado.

Murais: esse canal de comunicação é extremamente visual e pode ser muito explorado pelos líderes e RHs para fazer comunicados, publicar escalas, avisos e até mesmo, indicadores de gestão à vista.

Relatórios: também do tipo escrita, os relatórios comunicam as mensagens de forma simples e prática, por meio de gráficos, análises estratégicas e condensamento de dados. É muito comum ouvir os líderes pedindo relatórios para entender o andamento dos resultados e se comunicar assertivamente com a equipe.

5 dicas para melhorar a comunicação com a sua equipe

Se você chegou até este ponto da leitura já compreendeu que é indispensável entender o processo e verificar quais tipos/canais de comunicação fazem parte do seu dia a dia, para então melhorar o seu fluxo comunicativo se assim o desejar.

Desta forma, eu não poderia fechar este artigo sem trazer algumas dicas do que pode ser feito para transformar positivamente a comunicação entre líder e liderados. 

Portanto, acompanhe comigo:

Dica 1) Defina os canais de comunicação

É de máxima importância que o líder defina aos canais de comunicação que serão utilizados pela sua equipe. Esse trabalho pode ser feito em conjunto a fim de que se alcance um maior engajamento no uso dos canais. Além de definir os canais é importante pensar o que se espera de cada um deles no que diz respeito a prazo de retorno, teor do conteúdo, responsabilidades e etc.

Dica 2) Cultive uma cultura de escuta

Para que a comunicação aconteça em sua essência é preciso que haja um emissor e um receptor da mensagem, ou seja, fala e escuta. O líder que se dispõe a ser um canal de escuta tanto quanto de fala, terá condições de entender sua equipe, estreitando os laços de profissionalismo e comprometimento. Além disso, poderá aproveitar ao máximo o potencial de todas as pessoas que fazem parte dela.

Dica 3) Tome cuidado com a linguagem corporal

Se você já ouviu falar em linguagem corporal, sabe que o corpo fala tanto quanto as palavras em si. A forma como você se comporta quando está transmitindo uma mensagem tem um poder singular. A posição do corpo, a expressão do rosto e os gestos não podem fugir do radar de um líder que deseja se comunicar bem.

Dica 4) Alinhe objetivos, metas e estratégia

Manter a equipe alinhada é peça chave no quebra-cabeça de um time de sucesso. Se as pessoas não sabem para que direção a empresa está indo, qualquer caminho pode parecer o certo. E não é! Somente com o alinhamento dos objetivos, estratégias e metas, ou seja, o que será feito para chegar onde se deseja, se tem capacidade de conduzir a equipe de forma harmônica rumo aos melhores resultados esperados. Ao fazer esse tipo de alinhamento, o comprometimento das pessoas tende a aumentar.

Dica 5) Dê feedbacks periódicos

Essa dica não poderia ficar de fora, pois eu percebo que muitos líderes esperam que as pessoas saibam o que fazer sem nem mesmo parar para explicar. O óbvio nunca é óbvio e somente por meio de feedbacks estruturados e empáticos, o líder conseguirá ter o melhor que o seu time pode dar.

Se você se interessa pelo tema comunicação, assista essa super Live que eu fiz com a Patrícia Calazans sobre: Comunicação consciente e o impacto nos relacionamentos.

Quem se comunica não se trumbica

Se ao percorrer as empresas eu encontrasse líderes genuinamente preocupados em colocar em prática algumas das dicas acima, certamente teríamos equipes mais motivadas, alinhadas e produtivas.

A comunicação nas empresas pode até ser desafiadora, entretanto existem maneiras simples, confiáveis e seguras de torná-la algo prazeroso e fluido, ainda que seja necessário falar sobre pontos de melhoria, metas e prazos.

Sendo assim, quem se comunica não se trumbica, como já dizia o meu avô.

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Antes de ir embora comenta aqui embaixo quais são suas principais dificuldades com a comunicação da sua equipe.

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