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O que é e como oferecer um feedback amor/verdade

Só de ouvir falar em feedback, muitos colaboradores e até gestores ficam apreensivos. Isso porque foi criada toda uma atmosfera nebulosa em volta desse termo que mais contribuiu para afastar da sua real essência do que para informar sobre como fazer isso com assertividade.

Para o colaborador, receber um feedback é confundido com “levar bronca”. Enquanto isso, o gestor também teme errar o ponto entre ser firme e não constranger o seu liderado.

É por isso que aprender a oferecer um feedback, e também a aceitá-lo, é essencial para a manutenção das relações de trabalho saudáveis.

Quando não é aplicado de forma correta, o feedback tende a trazer prejuízos para a organização e também ao colaborador.

Para minimizar esse risco, hoje nossa conversa será sobre:

  • O que é feedback;
  • Qual é a importância do feedback para as equipes;
  • Como aplicar o feedback amor/verdade.

O que é feedback?

A resposta pode começar em uma tradução livre do termo estrangeiro ao juntar feed (alimentar) e back (de volta), o que significa um retorno diante de atitude ou comportamento.

O conceito de feedback está relacionado à avaliação de um conjunto de comportamentos e atitudes do indivíduo no contexto de trabalho.

Cabe ao gestor mapear detalhadamente os pontos fortes e fracos da performance do colaborador antes de oferecer um feedback.

Afinal, trata-se de um importante recurso de relacionamento entre empresa e funcionário. As considerações feitas ao longo dessa conversa devem demonstrar a preocupação que a gestão em geral tem com a pessoa que executa tarefas, sem perder de vista os objetivos traçados pela empresa.

O aprendizado constante e desenvolvimento desse profissional também beneficia a organização como um todo. Por isso, deve ser muito bem realizado e de maneira objetiva.

Você pode gostar de ler: Comunicação nas empresas: um guia completo e prático

Qual é a importância do feedback para as equipes?

Empresas são movidas por pessoas e cada uma delas age e comporta-se de forma única diante dos desafios cotidianos. É por isso que a gestão deve garantir que todos os indivíduos supram as necessidades em busca das metas.

Esse é o único meio para que a empresa mantenha a sua competitividade a alto padrão de entrega aos seus clientes.

Logo, essas pessoas devem compreender de maneira individualizada o seu papel no caminho de alcançar os melhores resultados, quais ações estão contribuindo para os rumos da organização e quais não estão de acordo.

Os pontos cegos que muitas vezes a equipe deixa passar batido precisam vir à luz e ser solucionados. Ao enfatizar pontos de melhoria e valorizar os comportamentos que merecem ser mantidos, o relacionamento entre integrantes de uma equipe, e entre diferentes times da empresa, ficam sintonizados.

Como aplicar feedback amor/verdade?

Dar e receber feedback é algo que faz parte do relacionamento saudável entre empresa e colaborador. Esse mecanismo, embora importante, costuma gerar dúvidas em sua aplicação.

Existem diferentes maneiras de aplicar o feedback. Escolher o melhor meio depende do objetivo que o gestor tem diante dessa conversa.

No entanto, independente do fator que impulsiona essa necessidade, é fundamental compreender que dar e receber feedback tem hora e lugar. Ambas as partes devem estar preparadas para tal, em um ambiente reservado e com horário marcado.

Assim, a pessoa que ouve o feedback sente-se mais segura e amplia a percepção de que a empresa, de fato, está interessada em melhorar esse relacionamento.

Sem exposição desnecessária ou constrangimento, as chances de atingir os objetivos com o feedback aumentam bastante.

Desde o início, é interessante estabelecer os “combinados” do momento do feedback. Ou seja, momento para ouvir e momento para falar, que devem ser respeitados por ambas as partes, em prol de tornar essa reunião produtiva.

Para saber mais sobre como preparar esse feedback, recomendo que leia este artigo onde dou mais dicas sobre o assunto.

Enquanto isso, vejamos alguns tipos de feedback:

Feedback de maus hábitos pessoais

Quando o colaborador apresenta um comportamento que impacta negativamente seu desempenho na empresa, é preciso conversar abertamente com ele.

Mas, não basta dizer que a organização notou uma atitude contrária. É preciso oferecer caminhos para que possa melhorar, compreendendo se existem situações na própria empresa que levaram a esse quadro e firmando a necessidade do compromisso em melhorar.

Feedback de reconhecimento

Atitudes e comportamentos positivos merecem ser exaltados a fim de que se repitam muitas vezes. Logo, a empresa também deve comunicar ao colaborador os seus acertos para que ele entenda isso.

Então, vale a pena iniciar esse feedback ilustrando com as atitudes positivas desse colaborador. Seja batendo metas, recebendo elogios de clientes ou agindo com proatividade e espírito de colaboração.

Às vezes, pequenas atitudes geram grandes impactos na equipe e nos resultados positivos. Quando o colaborador compreende isso, a tendência é que continue seguindo nessa direção.

Feedback de intervenção ou disciplinar

Saber fornecer esse feedback é delicado, porém, fazê-lo adequadamente pode trazer efeitos bastante positivos.

O gestor deve assumir um tom assertivo ao longo de toda a comunicação. Recomendo, mesmo nesse caso, usar um vocabulário positivo. Iniciar pelos bons comportamentos e atitudes que o profissional tem, faz que ele fique mais aberto a rever os próximos pontos que serão apresentados.

Para que não pareça um ataque pessoal, o foco deve estar exclusivamente nos comportamentos e atitudes que precisam ser revistos.

Por isso, a mesma tática de ilustrar com exemplos do que ele fez ou deixou de fazer e que trouxe impacto negativo à organização pode ser usada. 

Demonstrar atenção aos problemas que esse colaborador possa estar passando é importante, no entanto, sem deixar de enfatizar a importância de dar atenção ao seu papel na empresa. Se necessário, coloque-se à disposição para auxiliar o colaborador em seus desafios.

Uma ferramenta necessária

Espero que a nossa conversa ajude a desmistificar o feedback, que não é nenhum bicho-papão. Esse processo é fundamental em toda empresa para a busca da melhor performance e, por consequência, de destaque no mercado.

Sendo assim, o desenvolvimento da organização é derivado do desenvolvimento pessoal. Logo, manter essa rotina de feedback amor/verdade pode ajudar a manter o bom clima organizacional e a produtividade.

Gostou desse artigo? Continue acompanhando meus conteúdos para aprender a melhorar ainda mais seus processos e times.

Para complementar sua leitura, assista o vídeo abaixo no meu Canal do Youtube:

 

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Como conduzir um feedback de melhoria na prática

Primeiro ponto: feedback de melhoria, aprimoramento ou desenvolvimento é a mesma coisa, são sinônimos. Ambos tem o objetivo de fazer uma intervenção em um comportamento que não está bacana e que pode ser aprimorado.

Segundo ponto: SIM, saber dar feedback é uma verdadeira arte! Eis a boa notícia.

Essa arte pode ser aprendida, desenvolvida. Portanto, mãos a obra! Essa matéria tem esse objetivo, lhe instrumentalizar para conseguir dar um feedback eficaz ao seu time!

Portanto, se você deseja aprimorar seu conhecimento sobre a aplicação do feedback, continue comigo até o final da leitura.

Como conduzir um feedback de melhoria na prática

O que você precisa saber e fazer (na prática) para acertar no momento da condução do feedback de melhoria?

1. Seja descritivo

Ser descritivo é literalmente “descrever o acontecido” e não julgar! Quando não há julgamento, mas somente o relato de um evento, reduz-se significativamente a reação de fuga (defensivas). Dessa forma, quem recebe o feedback sente-se respeitado e a conversa flui com objetividade, respeito e clareza.

Perceba a diferença entre: “Você é extremamente desorganizado!” e “Você não consegue localizar rapidamente os documentos sob o seu controle”.

Desta forma, quando você fala que o outro é desorganizado você remete a “julgamento”, com isso ativa o mecanismo reativo de querer “defender-se”. Portanto, descreva o que percebe, vê, verifica, e não julgue!

2. Seja específico

Ser específico é conseguir clareza e precisão na sua comunicação. Termos como: “imaturo”, “não profissional”, “irresponsável”, “preguiçoso”, “atrasado” são rótulos que afixamos a grupos de comportamentos. Descreva o comportamento de forma específica e retire os rótulos.

Por exemplo, diga: “Você não cumpriu o prazo com que todos tínhamos concordado” em vez de “Você está sendo irresponsável e quero saber o que vai fazer quanto a isto”.

3. Sem julgamento

Cuidado com o uso de palavras como “bom”, “melhor”, “mau” e “pior”. Quando você expressa esses termos poderá agir de forma emocional e potencializar uma imaturidade emocional no outro.

Exemplos de erros comuns dos líderes:

  • Você está sendo um mau colaborador;
  • Você é um bom colaborador;
  • Você é o melhor colaborador da empresa.

Todas as frases acima geram generalização e não especificam o comportamento. Usando as frases acima você, Líder, poderá infantilizar sua equipe, as pessoas poderão entrar no mecanismo do arquétipo do pai cobrador e sua equipe entrar poderá entrar no mecanismo da criança dodói. 

4. Sem exageros

Ei Líder, por favor, sem dramas!

Dizer “você está sempre atrasado em relação aos prazos” provavelmente é dizer uma inverdade e, portanto, ser injusto. Isso provoca aquele que recebe o feedback de melhoria, levando-o a discutir o exagero, em vez de responder à questão real.

Logo, quando você usa de exageros pode potencializar sua equipe a entrar no mecanismo do “mimimi”.

Líder dramático = equipe dramática!

5. Oportuno

Geralmente é mais efetivo se for oferecido imediatamente após a conduta. Melhor ainda, se aproveitada uma pergunta ou comentário formulado pelo próprio receptor. Saber quando oferecer feedback é tão importante quanto saber como fazê-lo.

Mas atenção: se você estiver emocionalmente abalado não é o momento de dar feedback. Acalme-se, estruture-se e após sentir-se equilibrado internamente, aí sim, aja com objetividade utilizando-se da técnica com as 7 etapas que apresentaremos a seguir.

6. Direto

Feedback precisa ser feito diretamente a pessoa. Falar para os lados não resolve.

Sendo assim, sempre aja com amor/verdade e fale diretamente a pessoa. Nada de ficar fazendo comentários a colegas, superiores, subordinados ou outras pessoas. Esse comportamento pode gerar fofoca ou maledicência, seja maduro e íntegro Líder, fale diretamente a pessoa.

7. Fale em seu próprio nome

Não se refira às pessoas ausentes e anônimas. Evite referências como “muitas pessoas aqui não gostam quando você…” “sabe como é né, eu nem queria te dizer isso, mas o grandão lá de cima mandou…” Comportamentos como esse são imaturos.

Não sirva de canal para as críticas de outros. Ao contrário, incentive os outros a falarem por si mesmos.

Use frases do tipo “eu” como sujeito e não do tipo “você”. Essa diretriz é uma das mais importantes e uma das mais surpreendentes.

Exemplos: “você está frequentemente atrasado para as reuniões” e “eu me sinto desrespeitado quando você se atrasa para as reuniões”.

A primeira frase é do tipo “você”. As pessoas colocam-se em posição defensiva em relação a esse tipo de declaração e, provavelmente, ficam menos propensas a ouvir o que você expressa, quando ela é apresentada desta forma. A última declaração é uma mensagem do tipo “eu” e cria uma relação adulta/igual. As pessoas se mantêm mais propensas a receber sua mensagem quando uma declaração tipo “eu” é usada. Mesmo que sua posição seja superior àquela do receptor do feedback de melhoria, empenhe-se por uma relação adulta/igual.

Atente-se aos detalhes na sua expressão, compare: “quando você vai parar de chegar atrasado às reuniões?” com “eu me sinto desrespeitado quando você se atrasa para as reuniões, gostaria de conversar sobre isso”.

A primeira expressão é autoritária e a maioria das pessoas fica na defensiva e irritada quando é tratada dessa forma.  Por outro lado, a expressão do tipo “eu” sugere “eu penso que temos um problema que devemos resolver em conjunto”. A expressão do tipo “eu” permite ao receptor sentir qual o efeito que o comportamento dele produziu em você gerando assim empatia.

8. Seja Ilustrativo

Exemplifique, cite fatos, se possível com datas e detalhes.

Incorreto: “Você sempre perde documentos importantes!”
Correto: “No dia 18 do mês passado, você esqueceu a pasta de pedidos no cliente”.

9. Evite a generalização do feedback

Sempre que for elogiar ou corrigir uma ação cometida por outra pessoa faça diretamente para ela (sem generalizações).

Há pessoas que falam para o grupo algo que deveria ser dito especificamente para um de seus membros. Isto perde a força do feedback, pois se for positivo todos se sentirão elogiados. Entretanto, se for de melhoria ninguém vestirá a famosa “carapuça”.

10. Verificação de percepção

Consiste em dizer sua percepção sobre o que o outro está sentindo, a fim de verificar se você está compreendendo também os sentimentos dele, além do conteúdo das palavras.

Exemplos: “Tenho a impressão de que você se magoou com meu comentário, é verdade?” ou “Percebi que mudamos de assunto, estou certo? Vamos retomar ao foco?”.

Para sermos realistas, é praticamente impossível o emissor ter o controle racional de todos os sinais não-verbais que emite ou das mensagens emocionais que transmite, que tanto podem facilitar, quanto perturbar ou contradizer a mensagem verbal. O processo de verificar percepções passa a ser uma das formas úteis de feedback e de aprendizagem para o emissor.

Essa habilidade constitui um dos melhores exercícios para se desenvolver a empatia, em que observação acurada, a comparação entre o que se observa e sentimentos já experimentados e a disposição de “se colocar no lugar do outro” se conjugam, levando à compreensão mútua e a uma melhor vida em comum.

Feedback de melhoria na prática

Compartilho agora com você uma técnica poderosíssima para a condução de feedbacks de melhoria, aprimoramento ou desenvolvimento.

TÉCNICA DAS 7 ETAPAS
1 – Verbalize o que você observou (sem julgamento);
2 – Espere por uma resposta – escute-a em sua essência. Controle sua ansiedade (espere a resposta);
3 – Relembre o objetivo – sem entrar nas fugas emocionais;
4 – Peça uma solução específica (mantenha o foco cuidando para não entrar nas fugas de defesa). A solução tem que vir sempre do colaborador, esse é o segredo;
5 – Faça o acordo. Feedback sem acordo não é feedback, portanto, atenção a esta etapa importantíssima;
6 – Feche a conversa com o encorajamento;
7 – Acompanhe os resultados (follow-up).

A técnica das 7 etapas é simples e ao mesmo tempo muito poderosa! O segredo da eficácia da técnica está em “não pular nenhuma etapa”.

Você poderá aplicar essa técnica em todas as situações/intervenções que seja necessário o feedback de aprimoramento/desenvolvimento/melhoria.

A seguir lhe mostraremos a técnica na prática, um exemplo da condução correta e outro da condução incorreta.

Exemplos de feedbacks

CENA 1

Julio é colaborador de Vanusa e está fazendo uso inapropriado das redes sociais. Vanusa chama para um feedback e conduz a técnica das 7 etapas.

Júlio entra na sala de Vanusa:

Vanusa: Oi Júlio tudo bem?

Júlio: Sim, tudo bem.

Vanusa: Eu chamei você aqui pra tratar especificamente sobre o uso do celular, Facebook e Whatsapp no ambiente de trabalho.

Júlio: Sério? Me chamou pra isso.

Vanusa: Sim, nas duas últimas semanas, principalmente na segunda passada e quarta eu passei pela sua mesa, tanto pela manhã quanto a tarde e nestes momentos você estava fazendo uso do Facebook e Whatsapp. Como você sabe nós não proibimos o uso de celular na empresa desde que seja usado com bom senso e isso, infelizmente, não está acontecendo, com base nessas vezes que eu mesma vi.

Júlio: Ah, mas nem foi tanto assim; todo mundo usa também, não sou só eu…

Vanusa: Sim Júlio, mas nesse momento estou falando apenas do seu caso. Se em algum momento eu verificar algo parecido com outro colaborador eu também falarei com ele.

Júlio: Mas, por exemplo, a Cristina também está direto no celular, fica do meu lado no escritório; se tu me viu também viu ela.

Vanusa: Bom, como já te disse Júlio, agora estamos focando no seu caso. Tudo bem? Podemos continuar com foco em você?

Júlio: Está bem então, me diz o que você quer que eu faça?

Vanusa: Me diz você… O que você pode fazer pra melhorar, para que o uso do celular seja feito de forma harmoniosa e não comprometa seu trabalho?

Júlio: Ah não sei Vanusa, você que é minha líder, me diz você.

Vanusa: Júlio você concorda comigo que você tem essa resposta? Que a maneira como vou falar pode não fazer sentido pra você. Por isso novamente lhe peço que você me diga especificamente o que  você vai fazer para que o uso do celular e das redes sociais seja feito de uma maneira equilibrada, sem comprometer seu trabalho?

Júlio: Ok, eu vou silenciar os grupos; e buscar usar apenas quando necessário e de forma concisa.

Vanusa: Maravilhoso, fico muito feliz em perceber sua maturidade, o meu papel como líder é justamente esse, expressar com muito amor verdade os pontos de melhoria que foram o foco agora dessa conversa.

Análise do cenário/case: 

Perceba na foto acima deste case que Vanusa e Júlio estão sentados frente a frente? Que não fazem uso de mesa e com cadeiras iguais?

Ou seja, esta é a postura correta do Líder na condução de feedbacks de melhoria. Mesas geram distanciamento, cadeiras diferentes podem gerar de forma inconsciente uma diferenciação hierárquica desnecessária.

Líder Coach de verdade olha nos olhos, se conecta com a pessoa, entra em conexão (flow), sente-se seguro e não precisa usar a “muleta” da mesa como proteção. A mesa poderá ficar ao lado somente como apoio para algum papel, caneta, etc.

Outro ponto importantíssimo: feedback de melhoria/aprimoramento/desenvolvimento precisa ser sempre de forma individual, portanto providencie um ambiente seguro para essa conversa (sala privativa e sem interrupções).

CENA 2

Cristina é colaboradora de Vanusa e está fazendo uso inapropriado das redes sociais. Vanusa dá uma “bronca” em Cristina na frente de Júlio (colega de equipe de Cristina) sem nenhuma técnica e preparo.

Vanusa: (brava) Pô Cristina, de novo no celular… O que é isso? Qual a sua? Você vem aqui pra trabalhar, estou te pagando para isso? Pra ficar no celular, por isso você sempre entrega tudo atrasado.

Cristina: Calma Vanusa, acabei de pegar o celular.

Vanusa: Como que acabou de pegar, eu passei pra lá você estava no celular, volto e você está de novo, direto reclamam de você porque não sai do Facebook. Desse jeito eu vou ter que proibir o uso de celular na empresa. (e sai brava).

Cristina: (para Júlio) Credo que grossa! Agora mesmo que não saio mais do Face e vou responder todos os grupos no Whats.

Júlio: Bem isso mesmo, ela acha o que? Que a gente é criança. Agora ela vai ver.

Análise do cenário/case

Perceba o absurdo descrito na cena acima? Além de a líder expor a colaboradora na frente do colega de equipe ainda foi totalmente agressiva na sua forma de expor o comportamento.

Resultado: desmotivação tanto por parte da Cristina quanto por parte de Júlio (colaborador) que estava próximo e presenciou a cena absurda.

Feedback de melhoria em resumo

Nas minhas pesquisas científicas e vivência prática com líderes e grupos chego cada vez mais a conclusão do quanto o comportamento humano é matemático/lógico.

A matemática e lógica é simples! Se você respeita, desenvolve e é honesto com sua equipe, é assim que eles serão com você!

Como tem sido sua postura como líder?

Caso neste momento tenha caído a ficha de que está errando com sua equipe, fique tranquilo, sem julgamento!

Acredito de verdade que quando acordamos, nos arrumamos e vamos trabalhar queremos acertar. Porque erramos? Porque não sabemos ou não tomamos ainda consciência do nosso comportamento.

E este artigo tem exatamente esse propósito, lhe instrumentalizar com técnicas de gestão de pessoas, ampliar o seu nível de consciência e provocá-lo a fazer mudanças consistentes na sua liderança.

Se você leu esse artigo até aqui é porque já está no caminho, parabéns, continue investindo na sua liderança!