Treinamento de liderança em Florianópolis
Você também tem a sensação de que o tempo parece estar passando cada vez mais rápido? Sim, parece mesmo, só que a quantidade de horas de um dia não mudou desde a sua invenção pelos babilônicos. Então por que sentimos o tempo voar? A resposta pode estar na falta de uma gestão de tempo eficaz.
A importância de fazer a gestão do tempo, diz respeito mais sobre adquirir controle sobre o tempo disponível do que programar cada detalhe.
Você percebe que a gestão do tempo e a produtividade estão intimamente ligadas? Isso porque ter controle sobre o tempo que você dispõe no trabalho impacta no quanto você consegue produzir na empresa. E isso não tem nada a ver com o número de horas cumpridas, mas sim com os resultados gerados nestas horas.
Às vezes, duas horas de trabalho bem focadas, livre de interrupções e distrações, gera um resultado muito mais visível e satisfatório do que as 8 horas seguidas de um expediente inteiro.
É sobre isso que quero conversar com você! Mostrar o que você precisa saber para gerir seu tempo e alcançar resultados maravilhosos. E, mais, sentir satisfação com o seu dia na empresa liderando seus colaboradores.
Leia este artigo por inteiro e saiba o que caracteriza gestão do tempo e produtividade, quais os 3 pilares da gestão do tempo e trazer para o seu conhecimento a importância das ferramentas de produtividade.
Vem agora e se encha de conhecimento e motivação!
A gestão do tempo é aquilo que você faz de melhor e mais bem organizado com os minutos que te são dados para cumprir as atividades.
É uma atitude de planejamento e execução do controle consciente do tempo e das atividades. Ao gerir o tempo, você deve saber quanto gasta e ainda vai gastar para executar determinadas tarefas. Colocá-las em ordem de prioridade também vai mostrar resultados melhores de produtividade.
No momento que o líder tem essa fotografia das tarefas que precisam ser feitas, da importância de cada uma e do tempo que elas necessitam para a sua finalização, consegue planejar uma gestão de tempo ganhadora.
É assim que a empresa mede a produtividade que o líder alcança e, também, quais resultados cada um dos colaboradores gera para a organização. Então líder, planeje e foque na gestão do tempo que a produtividade se apresenta!
Eu reforço a importância da ausência dos desperdícios de tempo em uma liderança que promove a gestão do tempo e produtividade. Os ladrões de tempo para um bom líder não tem vez!
Assim, a incapacidade de dizer não, a desorganização e a procrastinação, que são agentes de desperdício de tempo, devem ser eliminados. Para isso, mantenha seu local de trabalho organizado, faça as suas atividades baseadas nas ferramentas de produtividade, como a Matriz de Eisenhower, e aprenda a dizer não de forma clara e objetiva para as atividades que não consegue incluir no seu dia.
Você verá que tomando essas atitudes simples já é possível identificar aumento da produtividade. Mas saber qual momento do dia você é mais produtivo vai alavancar os resultados ainda mais. Pois há horários ao longo do dia que a pessoa produz mais, alguns colaboradores são mais eficientes no período da manhã, enquanto outros mostram os resultados à tarde. Eu tenho certeza que você já observou isso!
Com o líder não é diferente! Encontre o horário nobre de produtividade e desfrute dele o máximo que puder.
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A gestão do tempo tem o objetivo de aumentar a produtividade e a qualidade de vida, pois gerindo o tempo corretamente sobra tempo para curtir a família e os amigos e ainda ter a satisfação de entregar as tarefas com excelência.
Por isso é importante conhecer os 3 pilares que a gestão do tempo está calçada. Mantê-los por perto e bem entendidos vai favorecer o alcance do sucesso. Veja-os:
É preciso separar um tempo para planejar a rotina diária. Usar uma agenda, planilha, um caderninho, ou o que for efetivo para você, o importante é visualizar esse planejamento. Organizando por ordem de prioridade cada tarefa e o tempo que vai despender com ela você garante que vai iniciar e concluir uma tarefa por vez.
O Whats app, as redes sociais e até a leitura contínua dos e-mails durante o dia inteiro, sem organizar um tempo específico para isso, consome o seu precioso tempo. Esse tempo vai fazer falta ao final do dia. Uma solução é desativar as notificações do celular e reservar um momento específico no dia para verificação das mídias sociais. Dessa forma, você consegue focar melhor!
Complemente a sua leitura assistindo o vídeo abaixo e se inscreva no meu Canal do Youtube:
Para delegar você precisa aprender a dizer NÃO. Precisa ser um observador da equipe para passar adiante uma demanda que pode ser desenvolvida por alguém conhecedor do assunto ou que tenha mais tempo que você. Oriente bem o colaborador e confie que ele vai dar conta.
O uso desses pilares é mais importante do que o conhecimento sobre eles. Somente ao colocar em prática a base que mantém a gestão do tempo é que você poderá colher os frutos das suas atitudes.
Eu separei 5 passos simples e incríveis em vídeo, para que você aprofunde nesta habilidade e realmente colha resultados ainda hoje.
A produtividade é o foco na entrega de resultados, com excelência e em tempo adequado. Por isso ela depende da boa gestão do tempo, significa que gerir bem o tempo é o caminho para otimizar a produtividade na empresa.
Para que isso aconteça de forma eficaz é importante usar ferramentas de produtividade. Elas existem em grande quantidade no mercado e prometem ajudar bastante na organização e planejamento das tarefas e gerar produtividade.
Posso te dizer que essa promessa se confirma, pois com o uso das plataformas de gestão de tempo e produtividade é possível mensurar o trabalho feito. Como disse, existem muitas opções e é importante que você conheça e verifique a que melhor contempla as suas necessidades.
Veja alguns exemplos:
Além dos programas mais conhecidos do pacote Office, como o Word, Excel, PowerPoint e Outlook, a Microsoft oferece mais ferramentas para produtividade e comunicação já seguindo as tendências do mercado. Assim, a ferramenta One Drive (nuvem para armazenamento) é mais uma opção do pacote, dentre tantas outras que podem ser usadas por você para fazer a comunicação interna, controlar tarefas e usufruir dos benefícios do uso para produzir melhor.
Essa ferramenta é de colaboração e organiza os projetos em quadros. Nessa disposição de quadros, é informado o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e onde algo está em um processo. Isso dá uma visão 360º do trabalho, seja do seu trabalho ou da equipe toda. O que é bastante interessante é que dentro dos cartões, é permitido escrever comentários, adicionar links, salvar anexos, determinar prazos e acrescentar imagens, especificando o assunto de cada um deles.
Essa ferramenta chama a atenção pelo design amigável e clean. Oferece recursos de gerenciamento de projetos e tarefas de maneira colaborativa. Ela gerencia equipes inteiras online em cada tarefa a ser concluída. No Asana, é possível administrar tarefas do seu trabalho e ainda convidar colegas para um grupo, com divisões de atividades num projeto.
Aqui se tem muitas funções em apenas um lugar e isso proporciona um gerenciamento prático e maior produtividade. O Evernote permite que você organize todo o seu trabalho e também oferece espaço para armazenamento de documentos, integração com outros aplicativos e compartilhamento de informações. Nessa ferramenta você pode visualizar todas as notas passadas pelos usuários e, se tiver internet, acessar de qualquer dispositivo.
Existem muitas ferramentas de produtividade, e também, métodos usados para o controle de tempo. Isso tudo com a intenção de trazer sucesso aos usuários na gestão de tempo e produtividade. Encontre a sua e use-a sem moderação.
Compartilhe esse artigo com seus colegas. Já pensou em todas essas pessoas se beneficiando com a gestão do tempo e produtividade.
Vai sobrar um tempo para aquele encontro de comemoração!
Fazer reuniões na empresa é super necessário para, principalmente, direcionar os participantes na busca dos resultados ou acertar os ponteiros. Mas nem sempre fazer uma reunião é sinônimo de simplicidade, pois conduzir uma reunião produtiva envolve preparação e entendimento prévios de como fazer isso.
E mais importante ainda, o líder precisa saber tudo sobre essa condução para desmistificar a aura de que reuniões são enfadonhas.
Muitos funcionários saem desses encontros com a sensação de que foi uma perda de tempo ou que poderia ser resolvido através de um e-mail.
Nesse artigo quero te entregar as informações certas de como organizar a reunião da sua empresa de forma que ela seja produtiva e direta.
Além disso, você vai mostrar aos funcionários, com imensa clareza, o porquê daquele encontro.
Faça a leitura até o fim e descubra quais os elementos de uma reunião produtiva, que tipos de reuniões existem e como fazer acordos de produtividade com seus liderados.
Vem comigo! Pois você não pode perder esse conhecimento.
Primeiro veja o que de fato é uma reunião produtiva. Para este tipo de encontro você precisa responder a, pelo mesmo, essas três perguntas:
Esse tipo de questionamento faz com que o líder visualize a importância da reunião e se de fato ela vai ser produtiva, afinal ninguém aguenta uma reunião de duas horas para não deliberar nada. Esse é um fato que acontece em muitas empresas e que impacta negativamente na produtividade.
Tenho certeza que isso você não quer, não é mesmo, líder?
Por esses motivos é muito importante que a pessoa que convoca a reunião saiba quais são os elementos que fazem parte de uma reunião produtiva. Veja alguns deles:
1- O real motivo da reunião: muitas empresas fazem reuniões semanais ou quinzenais apenas para cumprir uma agenda, no entanto isso não é produtivo. Se você vai convocar uma reunião, ela precisa ter um porquê real, ou seja, fazer sentido de acontecer.
2- Horário definido: As reuniões comprometidas com a produtividade tem um horário para início e, também um horário para o fim. Muitas vezes em uma hora se resolvem os assuntos e, por isso, é preciso ter foco na objetividade e na produtividade.
3- Um objetivo por reunião: Vários assuntos a serem tratados em uma mesma reunião geram conversas paralelas e discussões, além de desfocarem a atenção dos participantes do assunto mais importante. E não se engane, pois sempre existe um!
4- Participantes escolhidos: Muitas dessas pessoas irão ficar caladas e, talvez, com vergonha de se exporem. Por isso, escolha as pessoas envolvidas com o assunto da reunião e aproveite o que elas têm a dizer.
5- Dia correto para a convocação: Isso é possível se o líder mantém uma boa observação da sua equipe e sabe quais os dias em que ela está menos ocupada. Assim, marque a reunião para um dia em que os colaboradores estejam menos sobrecarregados.
6- Celulares desligados: Nada tira mais a atenção das pessoas do que o toque dos celulares avisando entradas de informações. Reunião produtiva não tem lugar para celulares que prejudicam a concentração.
7- Tarefas delegadas: Muitas pessoas só entendem o real valor do momento se receberem tarefas específicas para cumprirem. Esse é o motivo para que o líder peça para alguns dos participantes trazerem dados ou relatórios para apresentarem na reunião.
8- Informação dos resultados: É a cola que existe entre uma reunião e outra, é importante os colaboradores saberem dos resultados alcançados das tratativas feitas nas reuniões anteriores. É importante, também, os participantes saberem que podem contribuir para a entrega desses resultados!
É fundamental respeitar os elementos citados para a condução de uma reunião produtiva.
O líder também precisa conhecer bem quais os tipos de reuniões que existem se deseja obter sucesso nas reuniões da empresa.
Você também pode gostar de ler: Comunicação nas empresas: um guia completo e prático
Entender a dinâmica de cada tipo de reunião é essencial para a boa condução dela.
Pelo motivo principal de que é preciso realizar encontros cada vez mais eficientes e assertivos. Nesses encontros os colaboradores devem ficar cientes de quais resultados a organização espera que entreguem no dia a dia de trabalho.
Também é importante ter claro que as reuniões empresariais se diferenciam por seus objetivos e, assim, você pode convocar os participantes e estar focado no resultado que deseja.
Neste contexto, seguem os principais tipos de reuniões empresariais:
Aqui se abre a reunião para reflexões, melhorias, sugestões e até criação de algum comitê para resolução de crises. Nessa reunião se buscam ideias!
Os participantes dessa reunião são as pessoas que têm poder de definir, analisar, assinar e deliberar. Não deixe de solicitar aos envolvidos que tragam dados, relatórios e documentos para que a decisão possa realmente ser tomada ao final da reunião.
Essa reunião serve para alinhar, comunicar e clarificar quaisquer mudanças ou melhorias que a empresa tenha feito. O comunicante aqui precisa ser extremamente eficaz, pois a sua mensagem tem que alcançar os colaboradores.
Tem duração bastante curta, de quinze minutos a uma hora. Nessa reunião é feita a análise dos resultados entregues na semana que passou e a definição do planejamento da próxima semana. Recomenda-se que o líder faça uma reunião de acompanhamento uma vez por semana, no mesmo dia e horário para ilustrar bem como acontece esse acompanhamento.
Também é uma reunião breve, ela serve para fortalecer, integrar, relaxar, compartilhar conhecimentos, demonstrar novas técnicas e boas práticas. Mesmo se utilizando de poucos minutos, essa reunião é de extrema necessidade para manter um ótimo clima organizacional.
Agora já foram vistos os elementos de uma reunião produtiva e também que tipos de reuniões existem, mas tão importante quanto isso são os acordos de produtividade que você, líder, vai fazer com os liderados.
Para envolver de verdade os colaboradores nas reuniões e fazer valer a importância que elas têm, você deve selar acordos com as pessoas.
Isso porque, é algo que mexe com o psicológico delas e as condiciona a respeitar os combinados feitos.
É bom lembrar que vale tanto para os participantes quanto para o condutor da reunião!
Outro lembrete importante é que esses acordos devem ser fechados antes mesmo da reunião iniciar. Vamos a eles:
1-Ser pontual
Aquele que chegar atrasado irá perder parte da reunião e pode não ter condições de opinar.
2- O tempo das pessoas é importante
Por esse motivo não dá para ficar no WhatsApp ou tentar resolver outra coisa que não seja da reunião.
3- Foco é tudo
Respeite o momento de início e de término da reunião.
4- Marque os encontros antecipadamente
Respeite a agenda das pessoas e dê um tempo para elas se prepararem.
5- Registro simultâneo da ata
Fazer a ata posteriormente é um acúmulo de tarefas e as pessoas podem não a ler. O ideal é que um dos integrantes já faça as anotações e as disponibilize aos participantes imediatamente.
6- Fala pontual e direcionada
Nem todos que estão na reunião precisam falar, deixem a fala para o que realmente importa para a reunião.
7- Delimitação do tempo de fala
Dependendo da natureza da reunião, defina o tempo de cada participante. Principalmente porque algumas pessoas são mais falantes que outras.
8- Clareza
Ao abrir a reunião deixe claros os objetivos, o tempo da reunião e o assunto.
9- Gestão do tempo
Para que seja produtivo, peça para um dos participantes ajudar a gerir o tempo. Essa pessoa deve possuir um bom relacionamento com todos.
10- Reunião não é local de fofoca
Não é permitido falar de pessoas que não estejam presentes. Firme isso e não permita que aconteça.
A partir do momento que as suas reuniões forem pautadas nesses acordos a garantia de produtividade existirá, pois os integrantes do grupo sentem o poder do acordo psicológico feito e procuram estar no foco.
Coloque em prática esse conhecimento e me conte como foi. Vamos pensar sobre as mudanças ocorridas nas suas reuniões.
Complemente a sua leitura assistindo o vídeo abaixo e se inscreva no meu Canal do Youtube: Vanusa Cardoso Coaching.