Como conduzir uma reunião produtiva

Fazer reuniões na empresa é super necessário para, principalmente, direcionar os participantes na busca dos resultados ou acertar os ponteiros. Mas nem sempre fazer uma reunião é sinônimo de simplicidade, pois conduzir uma reunião produtiva envolve preparação e entendimento prévios de como fazer isso.

E mais importante ainda, o líder precisa saber tudo sobre essa condução para desmistificar a aura de que reuniões são enfadonhas. 

Muitos funcionários saem desses encontros com a sensação de que foi uma perda de tempo ou que poderia ser resolvido através de um e-mail.

Nesse artigo quero te entregar as informações certas de como organizar a reunião da sua empresa de forma que ela seja produtiva e direta. 

Além disso, você vai mostrar aos funcionários, com imensa clareza, o porquê daquele encontro.

Faça a leitura até o fim e descubra quais os elementos de uma reunião produtiva, que tipos de reuniões existem e como fazer acordos de produtividade com seus liderados.

Vem comigo! Pois você não pode perder esse conhecimento.

Elementos de uma reunião produtiva

Primeiro veja o que de fato é uma reunião produtiva. Para este tipo de encontro você precisa responder a, pelo mesmo, essas três perguntas:  

• Eu preciso fazer essa reunião de verdade?
• Posso resolver os assuntos da reunião com alguns telefonemas?
• Para quem esta reunião se destina, ou seja, quem realmente precisa estar nessa reunião?

Esse tipo de questionamento faz com que o líder visualize a importância da reunião e se de fato ela vai ser produtiva, afinal ninguém aguenta uma reunião de duas horas para não deliberar nada. Esse é um fato que acontece em muitas empresas e que impacta negativamente na produtividade.

Tenho certeza que isso você não quer, não é mesmo, líder?

Por esses motivos é muito importante que a pessoa que convoca a reunião saiba quais são os elementos que fazem parte de uma reunião produtiva. Veja alguns deles:

1- O real motivo da reunião: muitas empresas fazem reuniões semanais ou quinzenais apenas para cumprir uma agenda, no entanto isso não é produtivo. Se você vai convocar uma reunião, ela precisa ter um porquê real, ou seja, fazer sentido de acontecer.

2- Horário definido: As reuniões comprometidas com a produtividade tem um horário para início e, também um horário para o fim. Muitas vezes em uma hora se resolvem os assuntos e, por isso, é preciso ter foco na objetividade e na produtividade.

3- Um objetivo por reunião: Vários assuntos a serem tratados em uma mesma reunião geram conversas paralelas e discussões, além de desfocarem a atenção dos participantes do assunto mais importante.  E não se engane, pois sempre existe um!

4- Participantes escolhidos: Muitas dessas pessoas irão ficar caladas e, talvez, com vergonha de se exporem. Por isso, escolha as pessoas envolvidas com o assunto da reunião e aproveite o que elas têm a dizer.

5- Dia correto para a convocação: Isso é possível se o líder mantém uma boa observação da sua equipe e sabe quais os dias em que ela está menos ocupada. Assim, marque a reunião para um dia em que os colaboradores estejam menos sobrecarregados.

6- Celulares desligados: Nada tira mais a atenção das pessoas do que o toque dos celulares avisando entradas de informações. Reunião produtiva não tem lugar para celulares que prejudicam a concentração.

7- Tarefas delegadas: Muitas pessoas só entendem o real valor do momento se receberem tarefas específicas para cumprirem. Esse é o motivo para que o líder peça para alguns dos participantes trazerem dados ou relatórios para apresentarem na reunião.

8- Informação dos resultados: É a cola que existe entre uma reunião e outra, é importante os colaboradores saberem dos resultados alcançados das tratativas feitas nas reuniões anteriores. É importante, também, os participantes saberem que podem contribuir para a entrega desses resultados!

É fundamental respeitar os elementos citados para a condução de uma reunião produtiva. 

O líder também precisa conhecer bem quais os tipos de reuniões que existem se deseja obter sucesso nas reuniões da empresa.

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Tipos de reuniões

Entender a dinâmica de cada tipo de reunião é essencial para a boa condução dela.  

Pelo motivo principal de que é preciso realizar encontros cada vez mais eficientes e assertivos. Nesses encontros os colaboradores devem ficar cientes de quais resultados a organização espera que entreguem no dia a dia de trabalho.

Também é importante ter claro que as reuniões empresariais se diferenciam por seus objetivos e, assim, você pode convocar os participantes e estar focado no resultado que deseja. 

Neste contexto, seguem os principais tipos de reuniões empresariais:

Reunião exploratória

Aqui se abre a reunião para reflexões, melhorias, sugestões e até criação de algum comitê para resolução de crises. Nessa reunião se buscam ideias!

Reunião deliberativa ou decisória

Os participantes dessa reunião são as pessoas que têm poder de definir, analisar, assinar e deliberar. Não deixe de solicitar aos envolvidos que tragam dados, relatórios e documentos para que a decisão possa realmente ser tomada ao final da reunião.

Reunião de alinhamento

Essa reunião serve para alinhar, comunicar e clarificar quaisquer mudanças ou melhorias que a empresa tenha feito. O comunicante aqui precisa ser extremamente eficaz, pois a sua mensagem tem que alcançar os colaboradores.

Reunião de acompanhamento

Tem duração bastante curta, de quinze minutos a uma hora. Nessa reunião é feita a análise dos resultados entregues na semana que passou e a definição do planejamento da próxima semana. Recomenda-se que o líder faça uma reunião de acompanhamento uma vez por semana, no mesmo dia e horário para ilustrar bem como acontece esse acompanhamento.

Reunião de integração ou desenvolvimento

Também é uma reunião breve, ela serve para fortalecer, integrar, relaxar, compartilhar conhecimentos, demonstrar novas técnicas e boas práticas. Mesmo se utilizando de poucos minutos, essa reunião é de extrema necessidade para manter um ótimo clima organizacional.

Agora já foram vistos os elementos de uma reunião produtiva e também que tipos de reuniões existem, mas tão importante quanto isso são os acordos de produtividade que você, líder, vai fazer com os liderados.

Acordos de produtividade

Para envolver de verdade os colaboradores nas reuniões e fazer valer a importância que elas têm, você deve selar acordos com as pessoas. 

Isso porque, é algo que mexe com o psicológico delas e as condiciona a respeitar os combinados feitos.

É bom lembrar que vale tanto para os participantes quanto para o condutor da reunião!

Outro lembrete importante é que esses acordos devem ser fechados antes mesmo da reunião iniciar. Vamos a eles:

1-Ser pontual

 Aquele que chegar atrasado irá perder parte da reunião e pode não ter condições de opinar.

2- O tempo das pessoas é importante

Por esse motivo não dá para ficar no WhatsApp ou tentar resolver outra coisa que não seja da reunião.

3- Foco é tudo

Respeite o momento de início e de término da reunião.

4- Marque os encontros antecipadamente

Respeite a agenda das pessoas e dê um tempo para elas se prepararem.

5- Registro simultâneo da ata

Fazer a ata posteriormente é um acúmulo de tarefas e as pessoas podem não a ler. O ideal é que um dos integrantes já faça as anotações e as disponibilize aos participantes imediatamente.

6- Fala pontual e direcionada

Nem todos que estão na reunião precisam falar, deixem a fala para o que realmente importa para a reunião.

7- Delimitação do tempo de fala

Dependendo da natureza da reunião, defina o tempo de cada participante. Principalmente porque algumas pessoas são mais falantes que outras.

8- Clareza

Ao abrir a reunião deixe claros os objetivos, o tempo da reunião e o assunto.

9- Gestão do tempo

Para que seja produtivo, peça para um dos participantes ajudar a gerir o tempo. Essa pessoa deve possuir um bom relacionamento com todos.

10- Reunião não é local de fofoca

Não é permitido falar de pessoas que não estejam presentes. Firme isso e não permita que aconteça.

A partir do momento que as suas reuniões forem pautadas nesses acordos a garantia de produtividade existirá, pois os integrantes do grupo sentem o poder do acordo psicológico feito e procuram estar no foco.

Coloque em prática esse conhecimento e me conte como foi. Vamos pensar sobre as mudanças ocorridas nas suas reuniões.

 Complemente a sua leitura assistindo o vídeo abaixo e se inscreva no meu Canal do Youtube: Vanusa Cardoso Coaching.